OpenERP,Bukan sekedar software akuntansi

ERP, Bukan Sekedar Software Akuntansi
ERP adalah aplikasi sistem informasi manajemen terintegrasi untuk bisnis/organisasi yang mencakup multi fungsionalitas seperti penjualan, pembelian, produksi, gudang, akuntansi & finansial, penggajian, sumberdaya manusia, dsb.

Aplikasi ERP menjadi tulang punggung (backbone / back- office) sistem informasi manajemen untuk meningkatkan efisiensi operasi bisnis dan efektivitas pengambilan keputusan. Aplikasi ERP memiliki peran yang strategis untuk kepentingan persaingan bisnis

OpenERP adalah sebuah perangkat lunak manajemen perusahaanberbasis Open Source. Aplikasi ini mampu melakukan seluruh otomatisasi perusahaan , meliputi sebagian besar kebutuhan dan proses perusahaan yang terintegrasi. Software akan membantu Anda untuk mengendalikan semua kegiatan secara otomatis. Misalnya kegiatan penjualan akan secara otomatis membuat perintah produksi, input akuntansi diperbarui oleh operasi stok, surat masuk yang dilacak dalam sistem, dan sistem manajemen dokumen terpadu membantu tim Anda untuk berkolaborasi.
Sistem ini dapat dimplementasikan secara modular. Perusahaan dapat memulai implementasi dengan salah satu modul yang dikustom berdasarkan kebutuhan, kemudian berkembang sesuai kebutuhan sampai akhirnya menjadi sebuah solusi terintegrasi.
Modul yang terdapat dalam aplikasi adalah :
• Modul akuntansi,
• Modul HRD,
• Modul Penjualan,
• Modul CRM,
• Modul Pembelian,
• Modul Stok,
• Modul Manajemen Produksi,
• Modul Manajemen Pelayanan,
• Modul Manajemen Proyek,
• Modul Pemasaran & promosi,
• Modul Pengelolaan berdasarkan kelompok urusan
Mengapa OpenERP ?

OpenERP yang dulunya bernama Tiny ERP adalah sebuah ERP yang ditulis dengan Bahasa Python oleh sebuah perusahaan yang bernama Tiny SPRL di Belgia. OpenERP menawarkan banyak keunggulan dibanding program aplikasi sejenis diantaranya tiga tingkat arsitektur web, kemudahan penggunaan dan fleksibilitas. Kemudahan beradaptasi dengan kebutuhan banyak organisasi / perusahaan, serta biaya yang sangat terjangkau jauh lebih murah di bandingkan dengan produk ERP propertiary ( SAP,Oracle,Microsoft Axapta, dll )

Dengan lebih dari 1000 download per hari, OpenERP adalah sistem ERP yang paling dikagumi dan memiliki perkembangan tercepat di dunia dan merupakan solusi perangkat lunak manajemen gratis open source. Perusahaan-perusahaan kecil dan menengah di seluruh dunia, kini dianjurkan untuk menggunakan ERP.

OpenERP sangat modular, setiap adopsi program terhadap kebutuhan baru, selalu menghasilkan modul-modul baru. Modul-modul OpenERP dapat diinstal secara opsional, tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Lebih dari 350 modul yang tersedia, mulai dari modul akuntansi, keuangan, manajemen persediaan, manufaktur, jasa manajemen, hubungan pelanggan, penjualan, pengelolaan proyek, pengelolaan dokumen, organisasi internal, sumber daya manusia, pemasaran langsung, e-commerce, point of sale, penggajian dan lain-lain. Dan sekitar 10 sampai dengan 20 modul yang dihasilkan setiap bulannya.

Kelebihan OpenERP di bandingkan sekedar software akuntansi

Seringkali masing masing unit kerja di dalam sebuah perusahaan membeli atau membangun system informasi yang terpisah pisah, HRD memiliki system sendiri,Finance memiliki system sendiri,pun demikian dengan produksi ,gudang, Procurement, serta unit unit kerja lain.dan yang biasanya mendapatkan porsi perhatian paling banyak dari Manajemen adalah di lini Finance.

Banyak perusahaan yang sudah membeli dan mengimplementasikan aplikasi akuntansi untuk mengelola data transaksi keuangan mereka.namun banyak yang merasa tidak puas. Karena tidak semua fasilitas yang ada dalam system/ aplikasi tersebut bisa di gunakan , fitur pajak misalnya.atau fitur payroll.terkadang aplikasi aplikasi tersebut memiliki batasan batasan yang kaku.sehingga tidak memungkinkan adanya perubahan /penambahan fitur.

Salah satu asas yang di usung openERP adalah fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi ,
Integrasi yang ada pada system ini mampu menjembatani pulau pulau yang terbentuk karena perbedaan fungsi kerja,tidak perlu masing masing unit kerja membangun system/ aplikasi sendiri,satu aplikasi untuk di gunakan bersama sama.dengan data dan informaasi yang bisa di gunakan bersama sama pula.karena bersifat opensource, fitur fitur yang ada di dalam openERP bisa di kembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dengan batasan tidak mengakibatkan terganggunya system ketika terjadi upgrade aplikasi, dan
Karena aplikasi ini di kembangkan oleh komunitas, maka penemuan bugs,kesalahan system, serta berbagai kekurangan lain akan lebih cepat di lakukan, serta support yang kuat dan luas jangkauannya.

beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
Manfaat dan alasan Implementasi ERP
ERP menawarkan peningkatan fungsionalitas organisasi dengan cepat, berupa penghematan biaya, dan peningkatan layanan. Namun itu semua sangat bergantung pada seberapa tepat kita memilih system ERP yang sesuai dengan fungsionalitas organisasi, dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada dalam system, agar sesuai dengan kultur bisnis, strategi, dan struktur organisasi.

Beberapa manfaat dari penerapan system ERP adalah:
• ERP menawarkan system terintegrasi dalam perusahaan. Sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP memungkinkan integrasi secara global
• ERP menghilangkan kebutuhan update data secara berkala yang dilakukan pada system yang terpisah

Metode pelaporan /Reporting
Sebagai sebuah sistem informasi, tentu ada output yang di hasilkan oleh impelementasi OpenERP ini,salah satu di antaranya adalah report / laporan ,baik itu berupa laporan keuangan, laporan kehadiran karyawan, laporan stock produksi, maupun berbagai laporan lain.
Ada 2 macam interface dari openERP, yakni interface desktop ( GUI ) dan interface Web based.dengan interface web based, maka pihak yang berkepentingan (owner, manajemen) bisa masuk ke system secara online melalui fasilitas browser, atau juga bisa mendapatkan hasil laporannya secara berkala melalui email yang bisa di kirimkan ke komputer / Handphone masing masing

Lingkup Pekerjaan (scope of work ) dari implementasi OpenERP


Perusahaan sering memiliki persepsi yang salah mengenai ERP. ERP dipandang sebagai suatu sistem komputer. Padahal ERP adalah suatu ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
Sebagai sebuah proses, implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi

1. Fase Inisiasi
pekerjaannya pada fase ini antara lain adalah perkenalan kepada user/ calon user mengenai apa itu ERP, openERP,struktur kerja, budaya kerja, serta aneka perubahan yang nantinya muncul dengan adanya implementasi openERP,hal ini perlu di lakukan agar muncul pemahaman yang sama antara konsultan, manajemen dan seluruh karyawan .

2. Fase Evaluasi
Pada fase ini konsultan mulai masuk dan melakukan pengamatan,mempelajari berbagai dokumen dan formulir,serta memantau proses bisnis perusahaan.hasil dari fase ini adalah aneka flow chart,dari flow chart tersebut tergambar proses bisnis perusahaan secara detil.dan nantinya flow chart itu akan di ajukan ke manajemen untuk di samakan persepsinya, dan di tawarkan perubahan jika di perlukan.

3. Fase Negosiasi dan Persetujuan
Pada Fase ini konsultan sudah memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai proses bisnis perusahaan. Flow chart sudah terbentuk.dan konsultan mengajukan beberapa usulan ,tampilan, formulir elektronik,serta output berupa laporan laporan ( report ) dalam bentuk baru, ketika usulan dan tawaran ini mendapatkan persetujuan, maka fase ini beralih ke fase modifikasi.
Pada fase ini juga tim hardware sudah menyiapkan infrastruktur yang di perlukan, antara lain penyediaan server, penyediaan jaringan lokal ( intranet ), serta koneksi dengan internet /VPN untuk memudahkan proses report dan pemantauan secara remote ketika sistem sudah berjalan nantinya

4. Fase Modifikasi
ini adalah fase programmer mulai menjalankan pekerjaannya, pada fase fase sebelumnya, pekerjaan lebih banyak di tangani oleh bisnis analis & sistem analis.
Pada fase inilah proses modifikasi dan customisasi openERP mulai di lakukan, modul modul yang di butuhkan mulai di sortir untuk di munculkan, dengan berbagai perubahan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.pada proses ini juga berjalan diskusi intens antara bisnis analis,sistem analis,programmer, dan manajemen/ karyawan perusahaan, serta sudah mulai di lakukan on spot training yaitu training langsung di meja karyawan.dengan materi langsung menggunakan aplikasi dan data sebenarnya.

5. Fase penyelesaian
dari proses diskusi di fase modifikasi,akan di peroleh banyak masukan
( feedback), masukan inilah yang akan segera di selesaikan oleh programmer, agar system bisa bekerja lebih sempurna., ketika fase ini selesai akan di lakukan penyerahan sistem dari konsultan ke perusahaan.dan di mulailah fase eksploitasi.
Pada masa ini juga training resmi di lakukan.
6. Fase eksploitasi.
Setelah di lakukan serah terima sistem dari konsultan ke perusahaan ,maka perusahaan resmi menggunakan sistem ini untuk kegiatan administrasi dan operasional.dalam proses penggunaannya, pasti akan di temukan bugs dan kekurangan kekurangan lain,ada masa retensi, di mana bugs dan kekurangan lain itu di cover oleh konsultan,dan setelah masa retensi ( pemeliharaan ) selesai, maka akan di tawarkan kontrak perawatan baru.

Daur hidup software sebenarnya berputar pada 6 fase ini, setelah fase 6 selesai, maka akan kembali pada fase 1 dan berikutnya.


Diantara fase-fase ini sangat mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.misalnya jika di anggap bahwa proses bisnis terlalu panjang, makan biaya besar, atau data yang ada bisa di rubah ke format lain yang lebih mudah di gunakan.


minat belajar, atau mau beralih ke OpenERP ?,kontak saya yah

atau silakan ke sini untuk belajar

http://www.openerp.com
http://forum.openerp.co.id